Aquí podrás encontrar toda nuestra política de tratamientos de datos personales.
PROSAGRO EXPORT S.A.S
1. ALCANCE
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por PROSAGRO EXPORT S.A.S (LA EMPRESA), considerada como responsable o encargada del tratamiento de los datos personales.
Todos los empleados, colaboradores y terceros que tengan relación con la Empresa y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.
Prosagro Export S.A.S, con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación actual en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 y demás normas vigentes y complementarias que traten y regulen esta materia, pone en conocimiento los aspectos relevantes con relación a la recolección, uso y transferencia de datos personales que la Empresa, realiza con los datos personales, en virtud de la autorización otorgada para adelantar dicho tratamiento, así como también el manejo de los mismos.
En esta política de tratamiento de datos personales (en adelante la “Política”) se encontrarán los lineamientos institucionales y de ley bajo los cuales la Empresa realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos para el ejercicio de tales derechos.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Prosagro Export S.A.S con domicilio en la Calle 12 # 30 – 340, Medellín, Antioquia, identificada con el Número de Identificación Tributaria NIT: 901.487.559-3.
Correo electrónico: juridica@gruposanjose.com.co
Teléfono: 3136603066 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.
3. DEFINICIONES
Para la interpretación de esta Política, pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:
- Autorización: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos).
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
4. USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO
Prosagro Export S.A.S utilizará la información suministrada única y exclusivamente para los fines indicados, por lo tanto, salvaguardará las bases de datos que contenga la información recolectada, y no permitirá el acceso a personal no autorizado, salvo las excepciones constitucionales y legales vigentes y aplicables sobre la materia.
En tal sentido tomará todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la reserva de la información, de conformidad con el principio de confidencialidad que trata la Ley 1581 de 2012, y demás información vigente sobre la materia. De igual manera al titular le asisten los derechos que le otorga la normatividad aplicable y vigente respecto a la protección de datos y el derecho a la información.
El tratamiento que realizará la Empresa será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades, pero sin limitarse a ello a:
- Ejecutar las actividades propias de la Empresa para cumplir su objeto social.
- Ofrecer productos, servicios y o beneficios a los Titulares.
- Consultar información en las listas restrictivas.
- Registrar la información de datos personales en las bases de datos de la Empresa, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos.
- Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
- Soportar procesos de auditoría externa e interna.
- Envío de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar.
Así mismo, la Empresa suministrará los datos personales a terceros que le provean servicios o con quien tenga algún tipo de relación de cooperación, a fin de:
- Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
- Manejar y administrar bases de datos.
- Dar respuestas a peticiones, quejas y recursos.
- Dar respuestas a organismos de control.
Cuando la Empresa reciba información que le haya sido transferida por otras personas naturales o jurídicas debido a su solicitud le dará el mismo tratamiento de confidencialidad y seguridad que le proporciona a la información producida por ella misma.
5. DERECHOS DEL TITULAR
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como Titular le asisten en relación con los datos personales son:
- Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
- Ser informado por la Empresa, previa solicitud, respecto del uso que le han dado a sus datos personales.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento la Empresa ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
- Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
6. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transferidos por la Empresa, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:
6.1 MEDIOS HABILITADOS PARA LA PRESENTACIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS
La Empresa ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de las mismas:
- Comunicación escrita dirigida a Prosagro Export S.A.S ubicada en la Calle 12 30-340, Medellín, Antioquia.
- Solicitud vía correo electrónico: informacionexport@gruposanjose.com.co
6.2 CONSULTA
El Titular o su apoderado, podrán solicitar a la Empresa:
- Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
- Información respecto del uso que se le ha dado por la Empresa a sus datos personales.
La solicitud de consulta dirigida a la Empresa deberá contener como mínimo la siguiente información:
- Nombres y apellidos del titular y/o su apoderado.
- Copia del documento de identidad del titular.
- Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del titular.
- Firma, tipo y número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.3 RECLAMOS
El Titular o su apoderado, podrán solicitar a la Empresa, a través de un escrito presentado mediante los canales ya indicados:
- La corrección o actualización de la información.
- Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
El Titular o apoderado que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la Empresa el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la Empresa, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física, electrónica, teléfono de contacto, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que la Empresa reciba un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
2. Recibida la reclamación de forma completa, y en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde su recepción, la Empresa incluirá en la base de datos donde se encuentren los datos personales del titular una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7. VIGENCIA
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entrará en vigencia una vez aprobado y publicado el presente documento.
Fecha de entrada en vigencia: julio 2022.